Strukturendringer - hva og hvorfor?

Strukturendringer - hva betyr det?
Strukturendring er et ord som favner bredere enn både omstilling og endring av organisasjon. En strukturendring er knyttet til bygg, til planlegging av drift, hvor tjenester er lokalisert, tankesett og kultur.

HJEMMETJENESTEN

Hjemmetjenesten startet prosessen med spesialiserte arbeidslag mars 2017.
Informasjonsskriv som er sendt ut til ansatte samles her, de nyeste først:

Informasjon sendt ut 22. desember kan du lese her
Informasjon sendt ut 5. desember kan du lese her
Informasjon sendt ut 27. november kan du lese her
Informasjon sendt ut 20. oktober kan du lese her
Informasjon sendt ut 5. oktober kan du lese her
Informasjon sendt ut 1. september kan du lese her (DOC) (PDF)
Informasjon sendt ut 20. juni kan du lese her
Informasjon sendt ut 16. juni kan du lese her
Informasjon sendt ut 9. juni kan du lese her
Informasjon sendt ut 5. mai kan leses her
Informasjon sendt ut 21.april kan leses her
Informasjon sendt ut 10. april kan leses her
Informasjon sendt ut 29. mars kan leses her
Informasjon sendt ut 27. februar kan leses her.

Sektorledelsen deltar på personalmøter i sektoren nov/des 2017 for å snakke om ny organisering og veien videre. Presentasjonen finner du her

"Åpent hus" ble arrangert i Kultursalen på Lillehammer helsehus tirsdag 20. juni kl. 13.00 - 16.00. TO-leder, avdelingsledere og HR var tilstede for å svare på spørsmål.

Personalmøter om ny organisering er avholdt  i alle soner:
Skårsetlia torsdag 9. mars kl. 14.00 - 15.00. Referatet kan du lese her og presentasjonen som ble vist finner du her
Horsters fredag 10. mars kl. 14.00 - 15.00. Referatet kan du lese her 
Gartnerhagen mandag 13. mars kl. 14.00 - 15.00. Referatet kan du lese her
Søre Ål tirsdag 14. mars kl. 14.00 - 15.00. Referatet kan du lese her

Kommunalsjef rapporter jevnlig i Formannskap: 
PP Formannskap 20.6.2017.pdf
PP Formannskap mai 2017.pdf
PP Formannskap april 2017.pdf
PP Formannskap 07.02.17.pdf

Informasjon om sommerløsning sendt ut 16.mai kan leses her og 20. juni her
Power Point som ble vist på informasjonsmøtene 18. og 22. mai finner du her

TILRETTELAGTE TJENESTER

TO Tilrettelagte tjenester har varslet at det vil bli nødvendig å iverksette tiltak som gir en økonomisk effekt i 2017.
Informasjonsskriv som er sendt ut til ansatte samles her, de nyeste først:

Informasjonsmail til alle ansatte ble sendt ut 17. oktober og kan leses her
Informasjonsmail til alle ansatte ble sendt ut 30. august og kan leses her
Informasjonsmail til alle ansatte ble sendt ut 5.juli og kan leses her
Informasjonsmail til alle ansatte ble sendt ut 6. juni og kan leses her
Informasjonsmail til alle ansatte ble sendt ut 28.april og kan leses her
Informasjonsmail til alle ansatte ble sendt ut 5. april og kan leses her
Informasjonsmailen som ble sendt ut 6. mars kan leses her

Informasjonmøte for de ansatte i Blesterveien, Skurva og Kløverbakken ble avholdt i Kommunestyresalen 2. mai kl. 14.00-15.00 og kl. 15.00-16.00.
Presentasjonen som ble vist finner du her og referat finner du her

Felles informasjonsmøte for alle ansatte i Tilrettelagte tjenester ble avholdt i Kommunestyresalen 21. mars kl. 13.00 - 14.00 og kl. 15.00 - 16.00. 
Presentasjonen som ble vist finner du her  og referat finner du her

Kommunalsjef rapporterer jevnlig i Formannskap:
​PP Formannskap 9.mai
PP Formannskap 21.mars

Fra 2016:
10. desember 2015 vedtok kommunestyret i Lillehammer budsjettet for 2016, Styringsdokument 2016-2019 og Økonomi- og handlingsplan for 2016-2019. Som følge av vedtak gjort her, er Lillehammer kommune i en prosess med strukturendringer.

Gjennom mange år har kommunen brukt mer penger enn budsjettert, men tidligere har dette underskuddet blitt dekket gjennom å ta av frie fond. Nå er fondene brukt opp.

Sektor Helse og omsorg har over flere år brukt mer penger enn budsjettert, og derfor kommer det nedtak her. Oppgaven er todelt: å kutte utgifter, slik at budsjettet kommer i balanse. Deretter å rigge organisasjonen på en slik måte at man framover klarer å levere gode tjenester til innbyggerne, innenfor de økonomiske rammene kommunen har.

Totalt skal sektor Helse og omsorg ta ned nesten 40 årsverk. Dette vil ha betydning blant annet for bruk av vikarer og midlertidig ansatte. Dersom sektoren skal klare å levere gode tjenester til innbyggerne også framover, må man klare å utnytte ressursene enda bedre. «Med færre folk og mindre penger vil vi strebe med å levere like gode tjenester» sier sektorsjef Audun Amdahl. «Men vi vil etterstrebe å levere like gode tjenester. Utfordringen er å gjøre ting på en annen måte».

Det er en økende erkjennelse i norske kommuner at den forventede fremtidige sammensetningen av befolkningen – med flere eldre og færre yngre – vil bli en utfordring. Flere eldre som trenger helsetjenester, kombinert med færre yrkesaktive (mindre skatteinntekter), vil påvirke det framtidige tjenestetilbudet. Amdahl sier at målet på lang sikt er at flere skal bo lengre hjemme. «Det er det vi begynner å rigge for nå» sier han.

Onsdag 16. november kl. 15.30 og kl. 18.00, og mandag 21. november kl. 13.30 ble det avholdt allmøter i sektor helse og omsorg. Tema var året som gikk og året som kommer. Presentasjonen som ble brukt finner du her

Torsdag 23. juni fikk alle ansatte i Hjemmetjenesten informasjonsbrev i forbindelse med at kommunestyret har vedtatt nye kriterier for tildeling av hjemmetjenester.

Onsdag 8. juni og torsdag 9. juni kl. 14.00 - 15.00 var det allmøte for alle ansatte i Hjemmetjenesten i Kultursalen, Lillehammer helsehus. Referat finner du her

Torsdag 12. mai var det felles avdelingsledermøte for Sektor Helse og omsorg. Rådmann Tord Buer Olsen, sektorsjef Audun Amdahl, Tjenesteområdeleder Kristin Lindberget ved Lillehammer helsehus og Christoph Køsling fra Hjemmetjenesten ga en status: Hva har skjedd, og hvorfor? Hva er målet - hvor er vi nå - og hva er veien videre? Presentasjonen finner du her

Tirsdag 3. mai var det allmøte for de ansatte på Lillehammer helsehus. Referat fra møtet finner du her
Forrige allmøte før det var 13. januar. Her finner du referat fra møtet.

Tirsdag 19. og torsdag 21. januar var det informasjonsmøter for alle de ansatte i Hjemmetjenesten. Her finner du referat, informasjon fra Tjenesteområdeleder og foredraget til Bedriftshelsetjenesten.

Ressursgruppe
Rådmannen har opprettet en ressursgruppe som skal gi støtte til linjeorganisasjonen gjennom endringene, slik at lederne fortsatt får tid til å fokusere på drift. Endringer i en så stor organisasjon som en kommune er krevende. Målet er at dette skal være en ryddig prosess, der de ansatte føler seg godt ivaretatt.

Ressursgruppa består av controller og leder Randi Øverhaug Sagheim, helsefaglig rådgiver Bjørn Lie og kommunikasjonsrådgiver Karianne Sviggum. 

Informasjon til innbyggerne
En folder med informasjon om nye tildelingskriterier for hjemmetjenester ble delt ut til brukere og lagt fram på Servicetorget og bo- og servicesentrene den første uka i juli. Den er også lagt ut på Lillehammer kommunes nettside. 

En liste med kontaktinformasjon til de ulike funksjonene i Hjemmetjenesten ble laget i juni. 

Det er gjennomført informasjonsmøter for beboere, pårørende og frivillige på alle bo- og servicesentrene. Her ble det orientert om strukturendringene og om hvordan det enkelte senter ville bli berørt av disse endringene. Det var godt oppmøte alle steder, og mange benyttet anledningen til å stille spørsmål og komme med sine synspunkter.

Busmoen:           Torsdag 18. februar kl. 12.00 - 13.00. Referat fra møtet finner du her
Horsters Minde:   Onsdag 2. mars kl. 12.00 - 13.00. Referat fra møtet finner du her
Søre Ål:              Onsdag 9. mars kl. 11.30 - 12.30. Referat fra møtet finner du her
Skårsetlia:          Fredag 11. mars kl. 12.00 - 13.00. Referat fra møtet finner du her
Gartnerhagen:    Fredag 18. mars kl. 12.00 - 13.00. Referat fra møtet finner du her

Nyhetsbrev ble sendt ut til alle ansatte i Hjemmetjenesten 23.2. og 3.6. 2016. Nyhetsbrevene blir også delt ut til beboere, brukere,  pårørende og frivillige. Nyhetsbrevet fra februar finner du her og nyhetsbrevet fra juni finner du her

Nyhetsbrev ble sendt ut til ansatte, beboere og pårørende på Lillehammer helsehus 30. mars. 2016. Nyhetsbrevet finner du her

Sektorsjefen og TO-leder for Hjemmetjenesten møtte de frivillige på Busmoen mandag 14. mars. Referat fra møtet finner du her
30. mai fikk alle beboerne på Busmoen et informasjonsbrev i postkassa.

Aktiv omsorg Lillehammer inviterte til samling for frivillige i kommunestyresalen 12. april kl. 12.00-14.00

Lillehammer helsehus arrangerte pårørendemøte tirsdag 12. april kl. 18.00 - 20.00. Referat fra møtet finner du her

Informasjonsbrev til alle brukere ved dagsenteret på Skårsetlia ble sendt ut 12. mai. Brevet finner du her

Sektorsjef Audun Amdahl orienterer jevnlig Fagutvalget for helse og omsorg, Formannskapet og Lillehammer seniorråd.
Her er presentasjonen han holdt for Fagutvalget for helse og omsorg 9.3.2016 og presentasjonen han hadde for Fagutvalget 13.4.2016 
Her er presentasjonen han holdt for Formannskapet 26.4.2016 og Formannskapet 24.5.2016
Her er presentasjonen han holdt for Formannskapet 14.6.2016
Her er presentasjonen han holdt for Formannskapet 23.8.2016 og Kommunestyret 25.8.2016
Her er presentasjonene for Formannskapet 6.9.2016, Formannskapet 20.9.2016, Formannskapet 15.11.2016 og Formannskapet 6.12.2016

Aktiv Omsorg Lillehammer
Budsjettkuttet fører til at det blir færre miljøarbeidere i Lillehammer kommune totalt sett. For å utnytte ressursene best mulig, skal alle miljøarbeiderne og aktivitørene i Hjemmetjenesten og Lillehammer Helsehus samles i ett team under navnet Aktiv Omsorg Lillehammer.  Aktivitørtjenesten får en fast base på Breidablikk, og derfra kommer de til å reise rundt til avtalte tider og aktiviteter på Lillehammer Helsehus og de ulike bo- og servicesentrene.

Leder for teamet er Berit Haagensen, og Åse Kristin Lundgård blir koordinator for alle frivillige, lag og foreninger. Se nyhetsbrev fra Aktiv Omsorg Lillehammer april

Ruth Elisabeth Engøy Solberg fortsetter som prosjektleder for Miljøbehandling i Lillehammer kommune, og de kommer til å samarbeide tett med hverandre.

LLS overtar kafèdrift
Hjemmetjenesten har sluttet med kafédrift, og Lillehammer læringssenter overtok driften av kafèene på Gartnerhagen og Skårsetlia 1. juni 2016.

Hjemmetjenesten ønsker i sin virksomhet å fokusere på kjerneoppgavene omsorg og pleie. Samtidig var det et ønske for Lillehammer kommune å kunne opprettholde kafètilbudet til beboere, pårørende og andre besøkende. Lillehammer læringssenter fikk derfor spørsmålet om de kunne flytte undervisningen sin ut til kafèene og drive norskopplæring via ordinær drift. Erfaringen viser at flyktningene lettere lærer norsk når det skjer gjennom praktisk arbeid og ikke i et klasserom. Praktisk arbeid øker også muligheten for at flyktningene senere kommer seg ut i yrkeslivet. Læringssenteret har derfor begynt å flytte opplæringen ut i bedrifter, dette har de allerede prøvd ut blant annet på Biri vaskeri og Hafjell Quality.

Nye turnuser innen pleien
De nye turnusene i pleien på Lillehammer helsehus og i Hjemmetjenesten ble iverksatt 25. april. Det har vært et mål å unngå oppsigelser, og et av grepene som er gjort er å overføre personell til ressursavdelingen/"vikarpoolen". Sektor Helse og omsorg har et stort behov for vikarer, og på denne måten vil en større del av vikarbehovet dekkes av faste ansatte istedet for innleide vikarer. Informasjon om hvordan dette skal skje rent praktisk finner du her

Bygningsmessige tilpasninger
Hjemmesykepleielagene Nord, Sør, Øst og Vest har slått seg sammen med sine respektive bo- og servicesentre og innelag. Det betyr at det fra 25. april ble felles turnus for ute- og innelagene i de ulike delene av kommunen. Det krevdes noen bygningsmessige tilpasninger, og dette ble løst gjennom et godt samarbeid med Eiendom og Byggservice.

Snekkerbodene ved bo- og servicesentrene
17. desember 2015 ble de fire aktive snekkerne ved Gartnerhagen informert om at snekkerboden skulle legges ned. Lillehammer seniorråd ble orientert i møte 22. februar. 25. februar var det møte med alle brukerne av snekkerbodene ved Horsters Minde, Gartnerhagen og Søre Ål bo- og servicesenter. Brukerne av snekkerboden på Gartnerhagen ønskes velkommen til å bruke snekkerboden på Søre Ål framover.  Informasjonsbrevet som ble sendt til de aktive brukerne ser du her og referatet fra allmøtet finner du her

Individuell kartlegging
Arbeidsmiljøloven stiller strenge krav til hvordan en nedbemanningsprosess skal gjennomføres. Et av kravene er at det skal gjennomføres en individuell kartlegging av de ansattes formelle kompetanse og arbeidserfaring. Det er også i den enkelte ansattes interesse at arbeidsgiver sitter med en oppdatert oversikt. I januar ble det derfor sendt ut et kartleggingsskjema til alle fast ansatte i Hjemmetjenesten og på Lillehammer helsehus.

Kriterier ved overtallighet
Det har vært gjennomført drøftingsmøter mellom arbeidsgiver og hovedtillitsvalgte. Dokumentet «Kriterier for omplassering og oppsigelse på grunn av overtallighet ved iverksettelse av budsjett 2016» er utarbeidet av rådmannen etter disse drøftingene, og det er enighet om innholdet. Kriteriene bygger på gjeldende lov- og avtaleverk. 
I referatene fra drøftingsmøtene framkommer også presiseringer fra arbeidstakerorganisasjonene: 

Møtereferat fra drøftingsmøte 1.2.2016.pdf

Referat drøftingsmøte 22.1.2016.pdf

Dokumentet ligger på Standarden og erstatter tidligere kriterier.

Kriteriene skal legges til grunn dersom det blir nødvendig å peke ut overtallige som følge av strukturendringer og tildelte rammer i budsjett 2016.  Sterk saklighet og skriftlig dokumentasjon blir helt vesentlig her. Videre stilles det krav til samarbeid på tvers av avdelinger og tjenesteområder.

KULTUROMRÅDET
Det har gjennom våren pågått et arbeid med å se på ulike alternativer for organisering av kulturområdet. 

Organisering av kulturfeltet som eget område eller sektor ble første gang vurdert i omorganiseringen i 2013. I evalueringen i oktober 2014 skrev rådmannen at han hadde
«…en klar intensjon om å samle kulturfeltet innen to år.»

I budsjett 2016 ligger det et oppdrag om at organiseringen av kulturområdet skal gjennomgås. Dette har vært fulgt opp ved at TO-lederne ved to anledninger i april har drøftet fordeler og ulemper ved ulike organiseringsmodeller. 18. mai ble det gjennomført drøftingsmøte med hovedverneombud og hovedtillitsvalgte etter hovedavtalen. Følgende mulige løsninger har vært diskutert: 

•    Å fortsette som i dag
•    Å slå sammen til ett TO
•    Én sektor for kultur. TO som i dag
•    Kulturskolen til grunnskole
•    Andre løsninger 

Disse alternativene har også blitt drøftet på personalmøter de siste ukene.

Konklusjon
Etter en samlet vurdering har rådmannen konkludert med at kulturfeltet skal slås sammen til ett tjenesteområde med virkning fra 1. januar 2017. 
Kulturbasert næring står relativt sterkt i Lillehammer og er et område som bør utvikles videre. Dette bør trekkes ut av linjeorganisasjonen og sees i sammenheng med regional næringsutvikling.

TO-leder for kultur blir lokalisert til rådhuset, sammen med Kultur og fritid. Dette fordi forvaltningsoppgaver og koordinering av mer strategiske og overordnede kultursaker, ligger her. 

Hvorfor denne endringen?
Utgangspunktet er et prinsipielt ønske om å samle kulturområdet for at det skal framstå mer samlet og med sterkere kraft. Dagens organisering gir en kort vei fra hver tjeneste innenfor kulturfeltet til rådmann. Fem TO-ledere gir bredde og mangfold i kulturfeltet internt og eksternt. Samtidig kan det utad være vanskelig å forstå hvordan kommunen er organisert på feltet. Kultursjefen har i dag et overordnet koordineringsansvar, men har ingen myndighet og ikke noe ansvar på de fire andre TO-ledernes område. Ved å samle feltet til et tjenesteområde kan man framstå mer samlet og med større kraft. Det vil bli en viktig balansegang å skape helheten og kraften samtidig som en gir de ulike kulturområdene handlingsrom til egen faglig utvikling. Kultur som egen sektor er vurdert. Størrelsen på området er hovedbegrunnelsen for at det ikke er valgt. Det er et ønske å komme bort fra tjenesteområder med veldig få ansatte. Kulturhuset Banken er i dag et tjenesteområde med ca 3,5 årsverk.

Involvering og informasjon 
TO-lederne har gjennom våren vært samlet to ganger for å diskutere fordeler og ulemper ved dagens organisering.
18. mai ble det gjennomført drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte og hovedvernombud, og 20. mai ble det sendt informasjon til alle ansatte innen kultur.
De ulike alternativene har vært diskutert på personalmøter og innspill ble gitt tilbake til sektorsjef innen 14. juni.
Informasjonsbrev med rådmannens avgjørelse om fremtidig organisering ble sendt til alle ansatte 23. juni. 

SEKTOR VELFERD
I 2015 ble det startet et arbeid for å gå gjennom kommunens tilbud til funksjonshemmede. Arbeidet ble satt i gang på bakgrunn av et kommunestyrevedtak som ble gjort i 2010:

«Det skal iverksettes en gjennomgang av kommunens tilbud til utviklingshemmede. Gjennomgangen skal ta opp i seg botilbud, fritidstilbud og dagtilbud. I tillegg bør gjennomgangen reflektere hvordan andre sammenlignbare kommuner har løst dette».

Arbeidet ble organisert som et prosjekt med styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegruppe. Hovedtillitsvalgte, hovedvernombud og brukerrepresentanter var involvert, og arbeidet resulterte i rapporten Helhetlig gjennomgang av tjenestetilbudet til funksjonshemmede. Denne fikk kommunestyret i januar i år, og de tok rapporten til etterretning.

Rapporten synliggjør hvilke utfordringer kommunen står overfor i et 10 års perspektiv. Det er forventet en stor volumøkning i årene som kommer det blir derfor nødvendig å se på hva vi kan gjøre for å øke effektiviteten. Når det gjelder kvalitet, påpekes det i rapporten at «dagens organisering av tjenestetilbudet utfordrer kommunen både når det gjelder rutiner på systemnivå, og forpliktende samarbeid på tvers av sektorer og tjenestene». 

Prosessen som har pågått bekrefter at det er behov for å styrke det tverrfaglige samarbeidet, slik at tjenestene oppleves helhetlige. Utfordringen med dagens struktur er å få til gode overganger mellom de ulike tjenesteområdene.

Med det som bakgrunn har det vært diskutert ulike muligheter for strukturelle endringer gjennom våren. 23. mai var det drøftingsmøte etter hovedavtalen med hovedverneombud og hovedtillitsvalgte. Følgende mulige løsninger har vært diskutert:  

•    Opprettholde dagens struktur.  
•    Etablere et nytt tjenesteområde bestående av Kløverbakken, Marihøna, Bofellesskap og Avlastning. Gjenbruket legges til Psykisk helse og rus.
•    Etablere et nytt tjenesteområde bestående av Kløverbakken, Marihøna og Bofellesskap. Avlastning legges til sektor Velferd, og Gjenbruket legges til Psykisk helse og rus.

Konklusjon
Etter en samlet vurdering har rådmannen konkludert med at det skal opprettes et nytt tjenesteområde, Tilrettelagte tjenester, bestående av Kløverbakken, Marihøna, 9 bofellesskap, Plusstjenesten og Avlastning. Gjenbruket legges til TO Psykisk helsearbeid og rusomsorg.
Disse endringene trer i kraft første del av høsten 2016.

Hvorfor denne endringen?
Det er forventet en markant økning i antall brukere i årene som kommer. Det er viktig at vi klarer å organisere tjenestetilbudet på en slik måte at vi får best mulig tjenester for de ressursene vi har. Helhet og kvalitet på tjenestene er to hovedoverskrifter på hensikten med endringene.

Vi vet at behovet for tjenestetilbud etter fylte 18 år legges tidlig, og den nye organiseringen er valgt ut ifra ønsket om å tenke livsløpet til brukeren tidlig og sikre best mulig overgang fra barn til voksen. Botilbud og sysselsetting skal komplementere hverandre og utgjøre en helhet.

Prosessen som har pågått bekrefter at det er behov for å styrke det tverrfaglige samarbeidet, slik at tjenestene oppleves mer helhetlige for brukeren. Ett felles TO for tilrettelagte tjenester vil gi et bedre grunnlag for samarbeid og samhandling.  Det blir lettere å dra nytte av de ressursene vi har, og veien mellom ulike tjenestetilbud vil forhåpentligvis bli kortere, både for brukere og ansatte. Ved å samle ulike tjenester til ett TO øker mulighetene for at de ansatte kan utfylle hverandres kompetanse, både i et livsløpsperspektiv og i bredden på det tilbudet som gis. Å bygge ny, felles kompetanse  kan også bli lettere ved å samle tjenestetilbudet i ett TO. 

Rådmannen mener at forutsetningene for å utvikle tjenesten vil bli bedre med de strukturelle endringene som nå gjøres. Det vil bli enklere å få til en helhetlig utvikling av tjenestetilbudet. Det må utvikles en felles visjon, felles mål og en felles strategi for å nå målene. En organisasjonsendring gir bedre forutsetninger for økt samhandling og helhet i tjenestene, men forutsetningene må utnyttes for å skape endringer.

Mange som står utenfor det ordinære arbeidslivet sliter med psykiske eller sosiale problemer, noen har også rusproblemer. Sammen med de andre tilbudene i TO Psykisk helsearbeid og rusomsorg, vil Gjenbruket kunne utvikles til en del av et godt helhetlig tilbud innenfor tjenesteområdet. Samtidig skal en ivareta de arbeidsplassene som i dag er for utviklingshemmede. Ansatte vil beholde sin nærmeste leder. Noen ledere vil kunne få ny leder å forholde seg til.

Hva skjer framover?
Alle avdelingslederne i det nye TO Tilrettelagte tjenester vil bli invitert til en felles samling i august. De ulike avdelingslederne vil følge opp med informasjon om strukturendringene i egne personalmøter.

Involvering og informasjon
23. mai ble avholdt drøftingsmøte med hovedvernombud og hovedtillitsvalgte for å drøfte ulike muligheter for strukturelle endringer.
24. mai ble det sendt nyhetsbrev til alle ansatte i sektor Velferd, TO Psykisk helse og rus og TO Avlastning.
De ulike alternativene ble diskutert på personalmøter, og innspill ble sendt tilbake til sektorsjef innen 14. juni.
Informasjonsbrev ble sendt til de ansatte i Avlastning, Sysselsetting, Bofellesskap og Psykisk helse og rus 24.juni.